GPS Ortung Betriebsvereinbarung – Ein Leitfaden

Immer mehr Unternehmen statten Ihren Fuhrpark mit GPS Tracking aus und optimieren so ihr Flottenmanagement. Viele jedoch fragen sich: Ist GPS Überwachung erlaubt? Ist die Erhebung personenbezogener Daten durch den Arbeitgeber legal? Die Antwort: Ja es ist erlaubt, soweit dies aus betrieblichen Gründen erforderlich ist:

  1. zur Sicherheit des Beschäftigten oder
  2. zur Koordinierung des Einsatzes des Beschäftigten und
  3. wenn keine Anhaltspunkte bestehen, dass schutzwürdige Interessen des Beschäftigten am Ausschluss der Datenerhebung, -verarbeitung oder -nutzung überwiegen

Am besten werden die zwischen beiden Seiten ausgehandelten genauen Nutzungsbedingungen in der Betriebsvereinbarung festgehalten. Welche Aspekte diese beinhalten kann, lesen Sie unten.

GPS Ortung im Flottenmanagement

Noch vor wenigen Jahren war dieses Instrument kaum ein Thema in deutschen Unternehmen, ganz unabhängig von Branche oder Fuhrparkgröße. Diese Zeiten sind vorbei. Kaum ein Geschäftsführer, der sich nicht mit Vergleichstests beschäftigt, keine Fachzeitschrift, die nicht mit Sonderteilen zum Thema Fahrzeugortung ihre Leser lockt. Sei es der Handwerksbetrieb mit fünf Caddys oder große Verlage mit hunderten LKWs – Telematik ist in aller Munde, wenn es darum geht, die Position von Transportgut, Fahrzeugen oder Mitarbeitern zu überwachen.

Denn die vielfältigen Nutzungs- und Optimierungsmöglichkeiten der GPS Fahrzeugortung erschließen nicht nur im Bereich Fuhrparkmanagement, sondern auch in Kundenservice oder Buchhaltung erhebliches Verbesserungspotenzial. Das Problem dabei: Um alle Funktionen sinnvoll einsetzen zu können, müssen personenbezogene Daten erhoben werden, mit denen wiederum Bewegungsprofile erstellt werden können. Und während Otto-Normalarbeitnehmer in der Regel kein Problem damit hat, wenn Facebook & Co. auf seine Daten zugreifen – so hört der Spaß aber schnell auf, wenn sein Chef entdecken könnte, dass er zehn Minuten länger Mittagspause macht oder sich mit dem Firmenwagen am Wochenende eine Spritztour gönnt.

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GPS-Ortung im FlottenmanagementOptimierungspotenzial auch für Kundenservice und Buchhaltung

Legal oder doch nicht?

Ist Ortung im Firmenwagen also erlaubt? Dürfen Mitarbeiter oder deren Handys rechtmäßig überwacht werden? Die Antwort ist wie so oft ein eindeutiges: Jein!

Viele Unternehmen arbeiten erfolgreich mit Flottenortung, weil Geschäftsführung und Mitarbeiter eine gemeinsame Basis für die Nutzung der Technik gefunden haben. In vielen Unternehmen besteht diese Basis oft aus einer in beiderseitigem Einvernehmen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer in der Betriebsvereinbarung verankerten Regelung, in der die Grenzen der Fahrzeugortung und der Schutz der Mitarbeiterdaten detailliert festgehalten sind.

Dieser geht eine sorgfältige Prüfung der individuellen Nutzungssituation im jeweiligen Unternehmen voraus, die durch den jeweiligen Datenschutzbeauftragten vorgenommen wird. Alle in Zusammenhang mit der Fahrzeugüberwachung relevanten Aspekte wie Datenvermeidung und -sparsamkeit, Transparenz und die Einhaltung der Betroffenenrechte werden im Zuge dessen sorgfältig abgeklopft.

Höchste Priorität haben hierbei drei Punkte:

  • Ist die Ortung verhältnismäßig?
    Für jeden einzelnen Mitarbeiter stellt sich die Frage, ob die Ortung (also das Erheben, Verarbeiten und Nutzen personenbezogener Daten) für das Beschäftigungsverhältnis unbedingt erforderlich ist (§ 32 Abs. 1 Satz 1 Bundesdatenschutzgesetz)
  • Weiß der Mitarbeiter von der Ortung?
    Laut § 98 Telekommunikationsgesetz dürfen personenbezogene Daten nur dann erhoben und verwendet werden, wenn der Mitarbeiter dem ausdrücklich zugestimmt hat. Wird der Mitarbeiter über ein Mobilfunkgerät geortet, muss dies dem Mitarbeiter durch einen Hinweis auf dem Gerät angezeigt werden.
  • Wurde der Betriebsrat einbezogen?
    Da durch die Ortung die Leistung und das Verhalten des Arbeitnehmers kontrolliert werden können, ist der Betriebsrat berechtigt, sein Mitbestimmungsrecht gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 6 Betriebsverfassungsgesetz einzufordern.
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GPS Ortung BetriebsvereinbarungSinnvolle Lösung für Geschäftsführung und Mitarbeiter

GPS-Ortung rechtssicher verankern

In der Betriebsvereinbarung selbst kann darauf aufbauend folgenden Aspekten Rechnung getragen werden:

  • Geltungsbereich: Es wird festgehalten, welche Mitarbeiter unter die Regelung fallen und ob abweichende Regelungen für leitende Angestellte oder Auszubildende vorgesehen sind.
  • Systembeschreibung: Alle Komponenten des GPS Systems, die im Einsatz sind, müssen in einer separaten Anlage zur Betriebsvereinbarung beschrieben sein. Werden Änderungen vorgenommen, muss der Betriebsrat informiert werden, um gegebenenfalls ein Mitbestimmungsrecht ausüben zu können.
  • Zulässige Geräte: Eventuell stimmt der Betriebsrat nur Geräten zu, bei denen die Ortung durch den jeweiligen Mitarbeiter außerhalb der Arbeitszeit oder in Pausen ausgeschaltet oder unterdrückt werden kann. Änderungen sind auch hier dem Betriebsrat anzuzeigen.
  • Zulässiger Einsatzzweck: Wenn Fahrzeuge des Kundendienstes mit Geräten ausgestattet werden, muss die Ortung auch hier auf bestimmte und für das jeweilige Arbeitsverhältnis unbedingt notwendige Einsatzzwecke begrenzt sein. Für Ausnahmeregelungen ist auch hier der Betriebsrat einzubeziehen.
  • Protokollierung: Durch das System wird protokolliert, wann eine Ortung stattgefunden hat. Gleichzeitig wird festgelegt, wann die Protokolle gelöscht werden.
  • Prüfrecht: Betriebsrat und Datenschutzbeauftragter können jederzeit überprüfen, ob die Betriebsvereinbarung eingehalten wird. Dazu zählen Funktionstests der Hard- und Software sowie Einsicht in die Protokolle. Eine jährliche Überprüfung der ordnungsgemäßen Einhaltung aller Regelungen durch den Datenschutzbeauftragten mit einer Präsentation der Ergebnisse für Arbeitgeber und Betriebsrat ist ebenso empfehlenswert.
  • Datenverarbeitung durch Dritte: Sofern der Arbeitgeber einen externen Dienstleister mit der Erhebung der Ortungsdaten betraut, ist er für eine sorgfältige Ausgestaltung des Auftrags entlang der in der Betriebsvereinbarung festgelegten Regeln verantwortlich.
  • Datenübertragung: Die erhobenen Daten dürfen ausnahmslos nicht für Dritte zugänglich sein. Eine Weitergabe ist nur möglich, wenn Betriebsrat und der jeweilige Mitarbeiter ausdrücklich zugestimmt haben.
  • Schulung der Arbeitnehmer: Alle mit der Ortung in Berührung kommenden Mitarbeiter werden der Funktionsweise der Hard- und Software ausreichend vertraut gemacht. Die Teilnahme an einer entsprechenden Schulung muss schriftlich dokumentiert werden.
  • Bekanntmachung: Der Arbeitgeber ist verantwortlich, dass die getroffene Vereinbarung bekannt gemacht wird.
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