Durch das Führen eines Fahrtenbuchs und dessen Vorlage beim Finanzamt kann der tatsächliche Anteil der privaten Nutzung eines Dienstwagens schlüssig nachgewiesen werden. Statt einer pauschalen Besteuerung („Ein-Prozent-Regelung“) wird dann ein individuell berechneter geldwerter Vorteil auf Basis des tatsächlichen Anteils der privaten Nutzung ermittelt. Dies führt häufig zu einem weitaus niedrigeren Betrag als bei der pauschalen Besteuerung. Insbesondere, wenn Firmenwagen nur selten für private Fahrten sowie für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte werden, kann es von Vorteil sein, den steuerpflichtigen geldwerten Vorteil mit einem Fahrtenbuch zu ermitteln, statt mit der 1%-Regelung. Das manuelle Führen eines Fahrtenbuches ist jedoch mit einem hohen Aufwand verbunden. Das GPS Fahrtenbuch im TrackPilot Ortungssystem zur Fahrzeugortung und Flottensteuerung stellt eine enorme Erleichterung dar.

Elektronisches Fahrtenbuch: Anerkennung vom Finanzamt:

Die Finanzverwaltung stellt klare Anforderungen an ein elektronisches Fahrtenbuch und verlangt, dass sich im Ergebnis daraus die gleichen Erkenntnisse und Daten gewinnen lassen wie aus einem klassisch geführten Fahrtenbuch. Vor allem bedeutet das die Aufzeichnung der Fahrtziele, der aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner und der Kilometerstände. Privatfahrten müssen klar von dienstlichen zurückgelegten Strecken zu unterscheiden sein. Eine nachträgliche Manipulation der Daten muss ausgeschlossen sein. Allerdings werden weder elektronische Fahrtenbücher noch elektronische Fahrtenbuchprogramme zertifiziert oder offiziell zugelassen. Stattdessen werden Einzelfallentscheidungen vom jeweiligen Sachbearbeiter getroffen. Zusätzlich wird auf die Wichtigkeit einer ordnungsgemäßen Anwendung der Technik hingewiesen.

Mehr Funktionen für effizientes Arbeiten und benutzerfreundliche Handhabung:

Im TrackPilot GPS System zur Fahrzeugortung erfolgt die Aufzeichnung der Daten vollautomatisch. Ein elektronisches Fahrtenbuch muss nicht aktiv durch den Fahrer im Kfz oder im LKW bedient werden. Dadurch sind Fehler durch falsche Handhabung ausgeschlossen und eine lückenlose Erfassung sämtlicher Fahrten des Fahrzeugs ist garantiert. Das TrackPilot Fahrzeugortungssystem bietet ein elektronisches Fahrtenbuch und liefert zuverlässige und exakte Informationen zu den gefahrenen Geschwindigkeiten sowie gefahrenen Kilometern. Für das Finanzamt besonders wichtig: Die Fahrten können vom Anwender um weitere Informationen über den Fahrer und den Anlass (privat oder dienstlich) ergänzt werden. Neben den hausnummerngenauen Adressen sämtlicher Haltepunkte sowie den Eintreff-, Stand- und Abfahrzeiten bietet ein mit TrackPilot erstelltes elektronisches Fahrtenbuch zusätzliche Features, die dem Fuhrparkleiter die Arbeit mit dem System erleichtern und eine spätere Weiterverarbeitung der Daten vereinfachen. So werden die Namen der besuchten Geschäftspartner durch einen automatischen Abgleich von GPS-Koordinaten und Kundenadressen selbstständig vom System erkannt. Eine manuelle Zuordnung und Eingabe sind nicht mehr notwendig. Ein elektronisches Fahrtenbuch GPS kann – genauso wie alle anderen TrackPilot Reports – zeitgesteuert generiert werden. Der Anwender empfängt den Bericht dabei automatisch per E-Mail und kann auswählen, ob das Fahrtenbuch im PDF-Format oder als Excel-Datei erstellt wird. Dadurch wird der Verwaltungsaufwand zusätzlich verringert und eine lückenlose Dokumentation sämtlicher Daten wird garantiert. Was vorher viel Zeit für die Erfassung der Daten, die Archivierung und Weiterverarbeitung in Anspruch genommen hat, ist nun mit wenigen Mausklicks in Sekundenschnelle erledigt.

Zusätzlicher Nutzen:

Neben der Funktion als Nachweisinstrument gegenüber dem Finanzamt eignet sich die Auflistung der gefahrenen Strecken und der erreichten Haltepunkte ideal zur Arbeitszeiterfassung. Fuhrparkleiter oder Vorgesetzte können mit wenig Aufwand einsehen, wann die Fahrer Ihre Arbeit begonnen haben, wann Pausen gemacht und wann die Arbeit beendet wurde. Ein elektronisches Fahrtenbuch sorgt automatisch für Transparenz und Fairness im Unternehmen. Die Zuordnung von Standzeiten zu Kundenadressen kann zudem als Grundlage für die Abrechnung von Serviceaufträgen oder für die interne Bewertung der Zuverlässigkeit und Pünktlichkeit herangezogen werden. Auch bei Meinungsverschiedenheiten hinsichtlich erbrachter Leistungen stellt der GPS-genaue Tourennachweis eine zuverlässige Argumentationshilfe dar.

Kontakt zu uns

Newsletter Anmeldung

Immer auf dem Laufenden, immer als erster informiert. Jetzt anmelden.

Start typing and press Enter to search